Los libros contables son registros fundamentales para la gestión financiera y tributaria de una empresa. Ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) de Chile, completar estos libros de manera adecuada es crucial para cumplir con las obligaciones fiscales. A continuación, le guiaremos paso a paso sobre cómo realizar este proceso de manera efectiva.
Índice de contenidos:
- Utilidad de los libros contables
Ejemplos de datos a completar - Libros contables de carácter obligatorio
Libro de inventarios y cuentas anuales
El libro diario - ¿Cómo se legalizan los libros contables?
Pasos a seguir con Software o Prestador de Servicios Contable - Ventajas de hacer los libros contables electrónicamente
- Plazos clave
- Ventajas de automatizar sus libros contables con Enternet
Utilidad de los libros contables
Chile Los libros contables sirven para que las empresas y los autónomos lleven una contabilidad ordenada que les permita seguir cronológicamente todas sus operaciones administrativas y comerciales.
Estos pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Los libros contables obligatorios son:
- El Libro Diario.
- El Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
- El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes.
Los voluntarios son:
- El Libro de Caja.
- El Libro de Entradas y Salidas de Almacén.
- El Libro de Banco o auxiliar de vencimientos.
En el artículo 25 del código de comercio, se establece que “Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia: el libro diario; el libro mayor o de cuentas corrientes; el libro de balances; el libro copiador de cartas”. Por lo general, está a cargo de los directores financieros de la compañía o los empresarios de confeccionar y presentar el Registro Mercantil de estos libros.
Ejemplos de datos a completar
Ante el SII, es necesario completar diversos datos en los libros contables, como:
- Registro de compras y ventas.
- Registro de activos fijos.
- Registro de remuneraciones y cotizaciones previsionales.
- Otros registros requeridos según la actividad y naturaleza de la empresa.
Es importante tener en cuenta que estos registros deben ser claros, precisos y estar respaldados por documentación respaldatoria.
Libros contables de carácter obligatorio
Llevar correctamente los libros contables requiere la realización periódica de balances e inventarios, que se reflejan en el libro de inventarios y cuentas anuales. Éste y el libro diario constituyen los dos libros contables de carácter obligatorio que el Código de Comercio establece.
Libro de inventarios y cuentas anuales
- Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.
- Trimestralmente se deben transcribir con sumas y saldos los balances de comprobación.
- Se transcriben también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
El libro diario
- Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
- Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
¿Cómo se legalizan los libros contables?
Los empresarios o representantes legales son quienes deben llevar obligatoriamente los Libros Contables Electrónicos (LCE) en el Registro Mercantil correspondiente. Debe tener en cuenta que como empresa existen 3 casos en los que puede inscribir sus libros contables ante el SII.
- Caso 1: Empresa contribuyente que efectúa las pruebas en forma directa.
- Caso 2: Empresa contribuyente que adquiere software o prestador de servicios contables.
- Caso 3: Holding de empresas, que utilizan todas el mismo Software para la emisión de los LCE.
Hoy en día, no es necesario presentar los libros contables impresos en papel, suelen ser documentos enviados en formato XML generados y enviados al SII. Esto se debe a la aprobación de la Ley N° 20.727, promulgada el 18 de enero de 2014 que indica la obligatoriedad de emitir Factura Electrónica y otros DTE entre los que se incluyen al protagonista de este artículo.
En este caso nos disponemos a presentarle el paso a paso para legalizar sus libros contables si decide hacerlo con un software o prestador de servicios contables.
Pasos a seguir con Software o Prestador de Servicios Contable
Ante el SII debe realizar las siguientes acciones:
- Debe contactarse con el tercero, el cual debe estar autorizado ante el SII. En este caso, se recomienda que el prestador del servicio haga las pruebas con la información de la empresa contribuyente.
- El representante legal de la empresa debe efectuar una solicitud como emisor de Libros Contables Electrónicos (LCE) indicando el primer año de autorización. Puede autenticarse pinchando aquí y efectuar esta solicitud.
- Cumplido lo anterior, se autorizará como emisor de LCE indicando la empresa de software que endosará los Centros de Atención Legal (CAL).
Tenga en cuenta que una vez completado el proceso, el SII tarda entre 2-3 semanas en autorizar o indicarle los cambios que debe realizar, esto a través de la empresa de software autorizada con la que decida trabajar. Una vez terminado y aprobado el proceso de certificación por parte del SII, su empresa podrá hacer el envío de los libros, una vez que el SII haya emitido la Resolución que autoriza a la empresa a emitir Libros Contables Electrónicos.
Ventajas de hacer los libros contables electrónicamente
Contar con la autorización del SII para operación de de libro contables le trae grandes beneficios a su organización, entre los que se destacan:
- Ahorros en la generación, almacenamiento y administración de los libros contables que es más económico al ser digital.
- Suma de sinergías para la productividad y competitividad al integrarse con otras herramientas de Gobierno Electrónico para facilitar el cumplimiento tributario por internet. Por ejemplo: emisión y recepción de DTE, boletas de honorarios profesionales, declaraciones, entre otras.
- Se incrementa la confidencialidad de la información al estar alojados electrónicamente y permite un mejor control que los libros físicos.
- Mayor seguridad de la información y de menor costo de prevención frente a desastres, tales como, por ejemplo, inundaciones o incendios, o frente a la pérdida de los mismos.
- Finalmente, la autorización de operación de Libros Contables Electrónicos está legitimada por la firma electrónica, lo cual ofrece garantías con respecto a impedir la alteración de la información.
Para obtener más información relacionada a este tema, puede visitar el sitio web del SII, menú Normativa y legislación, opción Resolución Exenta N° 150, de 2005.
Plazos clave
El SII establece plazos específicos para la presentación de los libros contables. El plazo máximo para la presentación de libros contables en 2024 es el 30 de abril, aunque suele ser igual en cada año, en caso de caer un domingo o festivo sería el día hábil inmediatamente anterior.
Las empresas deben conservar estos libros y demás documentación tributaria relativa a su negocio, durante seis años, a partir de la última actualización realizada en los libros.
Es importante cumplir con este plazo para evitar posibles sanciones y multas por parte del SII.
Ventajas de automatizar sus libros contables con Enternet
La solución de Enternet, que es uno de los proveedores autorizados ante el SII ofrece:
- Libros contables electrónicos (Diario, Mayor y Balance).
- Garantía por problemas de aplicación.
- Soporte remoto personalizado y permanente de lunes a viernes.
- Carga de archivos CSV al sistema, luego de una configuración previa, de tal manera de hacer más expedita la importación de los datos.
- Respaldo. Incluye servicio de respaldo de los XML generados y enviados al SII.
Entre los servicios adicionales que puede contratar junto a los Libros Electrónicos Contables (LCE) de Enternet están:
- Homologación del plan de cuentas.
- Carga de historia: existe la posibilidad de cargar información contable asociada a años anteriores, para lo cual sólo debe solicitar su cotización.
- Integración con su sistema contable actual: facilita la generación de LCE más automática y directa.
- Hosting: puede cotizar el servicio de hosting, de tal manera que la aplicación de LCE de la empresa queda instalada en servidores de Enternet.