La facturación electrónica se ha convertido en una práctica común en Chile, transformando la manera en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales. Sin embargo, para operar en conformidad con la normativa vigente, es crucial comprender los requisitos y procesos de certificación establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
En este artículo, exploraremos los aspectos fundamentales que todo contribuyente debe conocer sobre la certificación de facturación electrónica en Chile.
Índice de contenidos:
5.1 Postulación
5.2 Certificación
5.3 Datos a ingresar en la postulación
6. Solución de facturación electrónica superior a la del SII
Chile es uno de los países más avanzados de la región en la implementación de la factura electrónica, que inició en el año 2003, cuando el SII masificó el sistema hasta ese momento de carácter voluntario para todos los contribuyentes que quisieran acogerse.
Ya en 2014, con la Ley Nº 20.727 se hace obligatorio su uso, con un periodo de incorporación progresivo desde la entrada en vigor de la ley, el 31 de enero del mismo año. En este periodo se produce el reemplazo de los documentos físicos o de papel por los diferentes documentos tributarios electrónicos (DTE) que están incluidos dentro de la legislación: Facturas, Notas de Crédito, Débito, Guías de Despacho, Facturas de Compra y Facturas Exentas.
La emisión de factura electrónica en Chile es obligatoria para el 100% de las empresas. Esto quiere decir que, la emisión de este documento habilita al contribuyente como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
El SII es la única entidad reguladora, que a su vez habilita a facturar electrónicamente y pone a disposición de los contribuyentes diferentes sistemas de facturación electrónica.
Las empresas envían al SII los DTE en tiempo real a través del sistema de facturación elegido, para ser validado. Esta entidad tributaria una vez validadas las devuelve al emisor. Por su parte, el emisor las envía por correo electrónico al destinatario final, en formato XML_DTE.
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El receptor de la lectura electrónica cuenta con ocho días para aceptar o reclamar. En el caso de que transcurrido ese plazo no se haya generado un acuse de recibido, el SII las considera como formalmente aceptadas.
Para emitir facturas electrónicas, los contribuyentes cuentan con diferentes sistemas, según el volumen de facturación de cada empresa
1. El Sistema de Facturación Gratuito del SII: tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de un sistema que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa legal vigente. No se integra con aplicaciones informáticas del contribuyente, solo funciona a través del SII y para el tipo de documentos que ahí se ponen a disposición. Está diseñado para un bajo volumen de emisión (uno a uno).
2. Sistema de facturación propio o de mercado: admite un alto volumen de emisión de DTE. Pueden emitir facturas, notas de crédito y débito, guía de despacho, factura de compra, de exportación, liquidación factura, boletas afectas, entre otros. Es integrable con otros sistemas informáticos que utilice la empresa (ERP, Software de Gestión Empresarial, y demás).
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Dentro de los diferentes tipos de documentos tributarios electrónicos (DTE), que cuentan con un respaldo tributario y legal para cada operación comercial, tanto para el emisor como el receptor que obliga la ley, se encuentran los siguientes:
Absolutamente todos los documentos tributarios electrónicos que se emitan, deben contener una firma electrónica digital, que le permitirá autenticar su origen, asegurar la integridad y validez de la información.
Para que una empresa pueda emitir facturas electrónicas debe cumplir una serie de requisitos y condiciones ante el SII, una vez cumplidas, puede proceder a postularse en un proceso de certificación.
Tenga en cuenta cuidadosamente la siguiente información antes de ingresar los datos solicitados.
La postulación sólo se permite hacer a través de un representante legal del contribuyente interesado, autenticado con certificado digital en el sitio web del SII, ingresando algunos datos de contacto e informando quién actuará como Usuario Administrador de DTE al interior de la empresa. A su vez, esta persona debe:
a) Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades (*)
b) Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Artículo 20 de la Ley sobre el Impuesto a la Renta.
c) No tener condición de querellado, procesado, o en su caso, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena.
*Para poder emitir documentos tributarios con IVA, se requiere además ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades en terreno.
Una vez aceptada la postulación del contribuyente, se le otorga acceso al ambiente, pruebas y certificación del SII, a través del Usuario Administrador y Usuarios Autorizados que haya registrado.
A través del menú del Ambiente de Certificación, también se puede acceder a la “Documentación para empresas autorizadas” donde podrá consultar un Manual de certificación, las instrucciones para la construcción del set de prueba, y la documentación para la construcción de los servicios automáticos.
La certificación es un proceso compuesto por varios pasos, en los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su progreso al SII. Una vez finalizadas las pruebas, el postulante debe realizar una declaración en la cual indique que, junto con haber realizado exitosamente las pruebas requeridas, su instalación cumple con los procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente documentos tributarios electrónicos.
Encuentre más información en nuestro artículo: ¿Cuáles son las características de una factura electrónica?
Es importante tener en cuenta que el SII eliminará del ambiente de certificación a los contribuyentes que no registren actividad en los últimos 6 meses. Los contribuyentes eliminados deberán volver a registrar su postulación si desean completar la certificación.
El proceso de certificación incluye los siguientes pasos:
1. Set de Prueba asignado por el SII.
2. Simulación.
3. Intercambio de Información.
4. Envío de Muestras de Impresión.
5. Declaración de Cumplimiento de Requisitos.
6. Autorización del Contribuyente.
A continuación se describen en detalle los pasos de certificación:
Este paso es la recepción en el SII, sin rechazos ni reparos, de un envío de documentos que el postulante construye, basado en un archivo con datos de prueba que el SII genera en forma única para cada postulante, en función de su giro y los documentos que desea certificar.
La simulación es una etapa que contempla la generación de un envío, recibido en el SII sin rechazos ni reparos, de cierto número de documentos de prueba con datos paralelos de la operación real de la empresa.
En esta etapa, el SII envía documentos tributarios a la organización postulante para comprobar que se entrega acuse de recibido y la aceptación o rechazo de los DTE, de acuerdo con las definiciones del SII.
Esta etapa considera la entrega al SII de un conjunto de documentos impresos, con un máximo de 20, de acuerdo a la normativa y que incluyan el timbre electrónico en representación PDF417. Estos se podrán entregar en un archivo con imágenes según especificación del SII.
Una vez finalizadas correctamente las anteriores pruebas de certificación, el contribuyente deberá declarar en la web del SII que cuenta con la implementación de procedimientos formales y establecidos que podrán ser auditados en cualquier momento, realizando adecuadamente las siguientes funciones.
a) Gestión de Códigos de Autorización de Folios (almacenamiento y control de acceso).
b) Foliación controlada (asignación única de cada folio autorizado por el SII).
c) Respaldo de los documentos e información generada.
d) Envío de documentos al SII.
e) Intercambio (envío y recepción) de documentos con otros contribuyentes.
f) Set de Prueba asignado por el SII.
g) Cuadratura de envíos aceptados, rechazados y aceptados con reparos por el SII.
h) Administración de contingencias.
Finalmente, si todas las pruebas se completan satisfactoriamente, el SII emitirá una Resolución que autoriza a la empresa como contribuyente a operar con DTE y lo registrará en su ambiente de producción para comenzar a generar documentos legalmente válidos a partir del periodo tributario indicado.
En la página de postulación que se desplegará después de aceptar las condiciones anteriormente señaladas, se solicitará completar la siguiente información:
El SII validará en línea la información ingresada y en caso de aceptar la postulación, inscribirá automáticamente al negocio oficialmente como contribuyente obligado a declarar.
AndesTAX, como proveedor nacional de factura electrónica, ha desarrollado un sistema único que facilita el cumplimiento de especificaciones legales y técnicas en Chile. Automatiza la emisión de DTE masivos y facilita las comunicaciones online con el SII.
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