En el ámbito de la facturación electrónica, el término XML es fundamental. Pero, ¿Qué es exactamente un XML? Los XML (Extensible Markup Language) son archivos que contienen la información estructurada de las facturas electrónicas. Estos archivos son esenciales para la validación y almacenamiento de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII) de Chile.
Índice de contenidos:
1. ¿Cómo funciona el archivo XML en la facturación electrónica?
2. Paso a paso para hacer respaldos de los XML
2.1 Entender la Importancia del Respaldo de XML
2.2 Descargar los XML desde el SII
2.3 Proceso de carga de los XML a la Plataforma de Enternet
2.4 Automatización del Proceso con Enternet
2.5 Almacenamiento y Gestión de Historial
3. Importancia del Respaldo en Formato XML ante el SII
4. Ofertas de Enternet
¿Cómo funciona el archivo XML en la facturación electrónica?
En la facturación electrónica, el archivo XML juega un papel fundamental en el intercambio de información entre el emisor y el receptor de la factura. Te explicaremos cómo funciona el archivo XML en la facturación electrónica:
- Generación de XML: El emisor de la factura electrónica genera el archivo XML siguiendo el esquema definido por el SII. El XML contiene todos los datos necesarios de la transacción, como la información del emisor y del receptor, los conceptos, los impuestos aplicables, los totales, entre otros. El archivo XML se crea utilizando un software o sistema de facturación electrónica que cumpla con los estándares y requisitos establecidos.
- Firma digital: Una vez generado el XML, el emisor debe aplicar una firma digital al archivo. La firma digital es un mecanismo de seguridad que garantiza la autenticidad e integridad del XML, evitando modificaciones no autorizadas. La firma digital se basa en criptografía y utiliza un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida.
- Envío al receptor: Una vez que el XML de la factura electrónica está firmado digitalmente, se envía al receptor de la factura. Esto se puede hacer de diversas formas, como correo electrónico, transferencia electrónica o mediante la integración de sistemas entre el emisor y el receptor. El receptor puede ser un cliente, una entidad gubernamental u otra empresa con la que se haya realizado una transacción comercial.
- Recepción y validación: El receptor recibe el archivo XML de la factura electrónica y lo valida para verificar su autenticidad y cumplimiento de los requisitos fiscales. Esto implica la verificación de la firma digital y la validación de la estructura y contenido del XML de acuerdo con el esquema definido por el SII.
- Procesamiento y registro: Una vez validado, el receptor procesa el XML de la factura electrónica y extrae la información relevante para su registro contable y gestión administrativa. Esto puede implicar la integración con sistemas contables o de gestión empresarial para el registro automático de la factura y la generación de los asientos contables correspondientes.
Es importante destacar que el XML de la factura electrónica no siempre es visualizado directamente por los usuarios. Para facilitar la visualización e impresión, se puede generar una representación visual en formato PDF para facilitar la consulta y validación de la factura.
Paso a paso para hacer respaldos de los XML
Para empezar a entender el proceso para hacer respaldos en los XML, te explicaremos de qué se trata este tipo de formato. Por sus siglas en inglés, es acrónimo de Extensible Markup Language o Lenguaje de Marcado Extensible.
Esto quiere decir que es un lenguaje personalizado que describe la información en forma de código para que diferentes programas informáticos puedan procesarlos. Ahora, sin más vamos a ver el paso a paso para respaldar los los XML de compras y ventas que hayas realizado en el SII.
1. Entender la Importancia del Respaldo de XML
Mantener un respaldo adecuado de los archivos XML es crucial por varias razones:
- Cumplimiento Legal: Las empresas están obligadas a mantener estos documentos por al menos 6 años para posibles fiscalizaciones del SII.
- Seguridad y Recuperación: En caso de pérdida de datos o cambios de proveedor, contar con un respaldo facilita la continuidad operativa.
2. Descargar los XML desde el SII
Para respaldar los XML de compras y ventas que emitiste cuando tenías Sistema Gratuito del SII deberás seguir los siguientes pasos:
1. Accede al Portal del SII: Inicia sesión en el portal del SII autenticándote con con Certificado Digital de representante legal o credenciales de este.
2. Navega a la Sección de DTE: Busca la sección donde se gestionan los Documentos Tributarios Electrónicos o sigue la ruta www.sii.cl >> Servicios Online >> Factura Electrónica >> Sistema de facturación gratuito del SII >> Respaldo de DTE y/o IECV >> Descargar información electrónica (DTE y/o IECV)
3. Selecciona los Documentos: Filtra y selecciona los documentos que deseas respaldar. Ej: Documentos emitidos (documentos de venta) o Recibidos (documentos de compra), indicar la fecha de búsqueda de inicio y fin y pinchar en “dar documentos”.
4. Descarga los XML: Utiliza la opción de descarga para obtener los archivos XML correspondientes. Recuerda que siempre y cuando tengan 20 documentos o menos aparecerá un botón llamado “Respaldar”, a posterior se descargará un archivo que vendrá con todos los XML.
3. Proceso de carga de los XML a la Plataforma de Enternet
Para subir tus XML a Enternet debes enviar los archivos en ese formato a soporte@enternet.cl para poder habilitar el folio del DTE, debido a que este formato no es conocido por la plataforma.
Además, en Enternet también puedes almacenar documentos XML emitidos con el SII u otro proveedor de mercado. Si en tu caso quieres manejar un historial puedes cotizar este servicio adicional, cuyo costo dependerá del volumen de DTE necesarios. Recuerda que legalmente la empresa debe tener un respaldo de los XML por 6 años, pos fiscalizaciones del SII.
4. Automatización del Proceso con Enternet
Enternet ofrece soluciones para automatizar la emisión y recepción de documentos tributarios electrónicos, integrando directamente con tu ERP o sistema de gestión. Esta automatización no solo facilita el proceso, sino que también asegura que todos los documentos se respalden correctamente y se mantengan actualizados.
5. Almacenamiento y Gestión de Historial
Para manejar grandes volúmenes de documentos y mantener un historial completo, Enternet ofrece servicios de almacenamiento que aseguran la disponibilidad de los XML durante el periodo legal requerido de 6 años.
Importancia del Respaldo en Formato XML ante el SII
Presentar los documentos en formato XML ante el SII es crucial por su:
- Validez Legal: Es el formato reconocido y requerido por el SII para la validación de DTE.
- Facilidad de Auditoría: Permite una auditoría más eficiente y precisa por parte de las autoridades fiscales.
- Seguridad de la Información: Asegura que la información tributaria esté estructurada y sea accesible de manera segura.
Ofertas de Enternet
Si bien los respaldos XML no solo son un requisito legal, sino una práctica esencial para la gestión eficiente de la facturación electrónica. Enternet ofrece soluciones integrales que simplifican este proceso:
- Factura Electrónica: Enternet facilita la emisión y recepción de DTE de manera automatizada, asegurando que todos los documentos se manejen correctamente
- Integración con ERP propio o de mercado: aumenta la eficiencia en las operaciones de tu negocio con la compatibilidad de Enternet con los ERP de mercado más conocidos de la industria y diversos lenguajes de programación, para aquellos que tengan un ERP propio
- Servicio de Almacenamiento: Gestiona y almacena tus XML, cumpliendo con los requisitos legales y facilitando el acceso en caso de fiscalizaciones.
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