La facturación electrónica es un proceso fundamental para las empresas en Chile, no solo porque es obligatorio, sino también porque ofrece múltiples beneficios, como la reducción de costos y errores, y la mejora en la eficiencia operativa. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que puedas emitir una factura electrónica de manera correcta y eficiente.
Índice de contenidos:
1. Regístrate en el portal del SII
2. Seleccionar un proveedor de Software de Facturación Electrónica
3. Configuración del Sistema de Facturación Electrónica
4. Emisión de la Factura Electrónica
5. Gestión y almacenamiento de Facturas Electrónicas
6. ¿Qué debes hacer para empezar con Enternet?
Paso 1: Regístrate en el portal del SII
Antes de poder emitir facturas electrónicas, debes registrarte en el portal del Servicio de Impuestos Internos (SII). Este es un requisito obligatorio para todas las empresas y profesionales que deseen emitir documentos tributarios electrónicos (DTE).
Instrucciones:
- Accede al portal del SII: Ve al sitio web del SII y selecciona la opción de "Factura Electrónica".
- Regístrate como emisor: Completa el formulario de registro proporcionando toda la información requerida sobre tu empresa.
- Obtén tu certificado digital: Es necesario contar con un certificado digital para firmar electrónicamente tus facturas. Puedes obtenerlo a través de proveedores autorizados por el SII.
Paso 2: Seleccionar un proveedor de Software de Facturación Electrónica
Si bien puedes emitir una factura electrónica de forma gratuita a través del SII, no será muy viable si tu negocio lo hace de forma masiva, este proceso manual suele ser tedioso si se registran múltiples ventas durante el día. Por eso, es crucial un software de mercado que esté autorizado por el SII. Muchos de estos softwares, como el de Enternet, te permitirá emitir, recibir y gestionar tus facturas electrónicas de manera eficiente.
Instrucciones:
- Investiga proveedores: Busca proveedores de software que estén autorizados por el SII. Enternet es una excelente opción que ofrece una solución integral.
- Evaluar funcionalidades: Asegúrate de que el software cumpla con todas tus necesidades, como la integración con tu sistema contable y la automatización de procesos.
- Instalar y configurar: Una vez elegido el proveedor, instala y configura el software según las instrucciones proporcionada.
Paso 3: Configuración del Sistema de Facturación Electrónica
Configurar correctamente tu sistema de facturación electrónica es esencial para asegurar que todas las facturas cumplan con los requisitos legales y sean procesadas correctamente.
- Validez Legal: Es el formato reconocido y requerido por el SII para la validación de DTE.
- Facilidad de Auditoría: Permite una auditoría más eficiente y precisa por parte de las autoridades fiscales.
- Seguridad de la Información: Asegura que la información tributaria esté estructurada y sea accesible de manera segura.
Instrucciones:
- Configuración inicial: Inicia sesión en el software de facturación y sigue el asistente de configuración para establecer tus preferencias y datos empresariales.
- Integración con ERP: Si utilizas un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP propio o de mercado con proveedores como SAP, Oracle, entre otros), asegúrate de integrarlo con el software de facturación para sincronizar los datos automáticamente.
- Capacitación del personal: Asegúrate que tu equipo esté capacitado para utilizar el sistema y resolver cualquier duda que pueda surgir durante el proceso.
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Paso 4: Emisión de la Factura Electrónica
Una vez que tu sistema esté configurado, puedes empezar a emitir facturas electrónicas. Este proceso es sencillo y se puede realizar en pocos pasos.
Instrucciones:
- Crear nueva factura: En el software de facturación, selecciona la opción para crear una nueva factura.
- Ingresar datos del cliente: Proporciona los datos necesarios del cliente, como nombre, dirección y RUT.
- Detalle de productos/servicios: Añade la descripción, cantidad y precio de los productos o servicios vendidos.
- Revisar y firmar: Verifica que toda la información esté correcta y firma la factura electrónicamente con tu certificado digital.
- Enviar al SII y al cliente: Envía la factura al SII para su validación y posteriormente al cliente.
Paso 5: Gestión y almacenamiento de Facturas Electrónicas
Es importante mantener un registro y almacenamiento adecuado de todas las facturas electrónicas emitidas y recibidas, cumpliendo con los requisitos legales.
Según la normativa, las facturas electrónicas deben ser almacenadas por un periodo mínimo de 6 años. Este requisito es importante para fines de auditorías fiscales y posibles reclamos por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII).
El artículo 25 del Código Tributario establece que los contribuyentes deben conservar los documentos que respalden sus declaraciones y pagos tributarios durante este periodo. Esto incluye todas las facturas electrónicas emitidas y recibidas.
Instrucciones:
- Almacenamiento digital: Utiliza el software de facturación para almacenar todas las facturas electrónicas de manera segura y organizada.
- Respaldo de datos: Asegúrate de tener un sistema de respaldo regular para evitar la pérdida de información.
- Acceso y auditoría: Mantén un acceso fácil a las facturas para revisiones y auditorías futuras.
¿Qué debes hacer para empezar con Enternet?
Emitir facturas electrónicas en Chile es un proceso sencillo si sigues estos pasos y utilizas las herramientas adecuadas. La facturación electrónica no solo te ayuda a cumplir con las normativas del SII, sino que también mejora la eficiencia y seguridad de tus operaciones comerciales.
Contar con un buen proveedor es la clave para este proceso. Porque además de facilitarte el proceso de emisión, recepción y almacenamiento de tus DTE, tener un buen partner te garantiza la reducción de errores, retrocesos, ahorro de tiempo y dinero en las operaciones diarias de tu empresa. Lo que te permitirá liberar a tu equipo interno para tareas que impulsen el crecimiento de la organización.
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